Warum das Präsidium bei der Einführung von StuFiS mit ins Boot gehört

Du hast StuFiS entdeckt, bist überzeugt und möchtest das Ganze an deiner Hochschule einführen. Neben euch als Studierendenschaft gibt es auch noch einen weiteren Akteur, der ein berechtigtes Interesse an StuFiS hat und entsprechend auch bei der Finanzierung mit berücksichtigt werden kann: die Hochschulleitung. In diesem Beitrag wollen wir dir eine kleine Argumentationshilfe an die Hand geben, wie man die Hochschulleitung überzeugen kann.

Obwohl Studierendenschaften relativ selbstständig sind und auch über ihre eigenen Finanzen verfügen, hat die Hochschule die Aufsicht und ist verantwortlich, wenn etwas schief läuft. Die Prüfung und Überwachung der Finanzen ist ressourcenintensiv, vor allem eine Tiefenprüfung kann schnell richtig zeitaufwendig werden. Grund dafür ist zum einen, dass häufig niemand so richtig weiß, wo alle Dokumente liegen, sie müssen also erst zusammengesucht und auf Vollständigkeit überprüft werden. Das funktioniert mal mehr, mal weniger gut, je nachdem wer gerade im Amt ist.
Das sind die Probleme und Argumente, die ihr anbringen könnt. Euer Ziel sollte weniger sein, zu erklären, warum StuFiS ein ganz tolles Tool ist, sondern lieber aufzuzeigen, an welchen Stellen das Tool einen Mehrwehrt für die Hochschulleitung hat.
Aber warum ist es noch sinnvoll die Hochschulleitung überhaupt zu fragen? Die finanzielle und strukturelle Situation der Hochschulen ist besser als eure als Studierendenschaft. Die Beträge, um die es geht, sind für euch vielleicht schwierig zu stemmen, im Haushalt der Hochschule fällt das aber deutlich weniger ins Gewicht. Diese bessere finanzielle Situation in Kombination mit der inhaltlichen Nähe machen die Hochschulen zu einem sinnvollen Partner bei der Anschaffung von StuFiS.

Weniger Prüfaufwand

Wie bereits erwähnt können sich Prüfungen eine ganze Weile ziehen. Hauptgrund dafür ist die mangelnde Übersichtlichkeit in der Dokumentation und verlorene Unterlagen. StuFiS bündelt alles zentral und vor allem digital. Mit einem Revisionszugang haben die Verantwortlichen immer einen Überblick, was der aktuelle Stand bei Haushaltsplan, Beschlüssen und Abrechnungen ist. Potentielle Probleme können so unkompliziert frühzeitig erkannt werden.

Weniger Risiko

Damit kommen wir auch schon zum zweiten zentralen Punkt: Das Risiko. Wenn Jahresabschlüsse rechtlich nicht sauber sind, trägt die Hochschule im worst case einen Teil der Verantwortung dafür. Aber selbst, wenn es keine rechtlichen Konsequenzen geben sollte: Ein mittelschwerer Imageschaden durch den Landesrechnungshofbericht ist auch kein erstrebenswertes Ziel. Nicht nur aus Ressourceneffizienz-Gründen, sondern auch zur Risikominimierung ist StuFiS eine gute Lösung. Es erstellt automatisch einen revisionssicheren Jahresabschluss und sorgt dafür, dass Belege sauber zugeordnet sind. Auch ohne buchhalterische Vorkenntnisse ermöglicht StuFiS eine saubere studentische Finanzverwaltung.

Stabilität und Einheitlichkeit

Studentische Gremien unterliegen von Natur aus einem regelmäßigen Personalwechsel. Die Qualität der Arbeit und die Dokumentation kann entsprechend stark schwanken in Abhängigkeit von Können und Kapazitäten einzelner Personen. Eine Vereinheitlichung der Prozesse und Dokumente ermöglicht eine lückenlose Dokumentation auch über mehrere Amtsperioden hinweg.
Einheitliche Strukturen bieten aber nicht nur innerhalb einer Hochschule, sondern auch hochschulübergreifend Vorteile. Sie eröffnen die Möglichkeit, sich mit anderen Studierendenschaften, die StuFiS nutzen, auszutauschen, so dass niemand das Rad neu erfinden muss und man von den Erfahrungen anderer Hochschulen profitieren kann.

Digitale Souveränität durch Open Source

Diverse Bundesländer wollen sich zukünftig mehr von proprietärer Software (also solche, die einem bestimmten Unternehmen gehört) lösen. Zum einen sollen Abhängigkeiten reduziert werden, zum anderen spielt Datenschutz eine zunehmend größere Rolle. Genau an der Stelle kann StuFiS als Open Source Software Abhilfe schaffen. Der Code ist über GitHub für alle einsehbar und durch die deutschen Server ist das Ganze auch noch DSGVO-konform.
Open Source heißt in diesem Falle aber nicht, dass ihr das Ganze alleine stemmen müsst. Ihr könnt StuFiS kostenfrei selber hosten, wenn ihr die Kapazitäten und das Know-how dafür habt. Alternativ übernehmen wir das Hosting für euch. Neben der reinen IT-Dienstleistung bieten wir euch auch Schulung, Support und regelmäßige Updates an. Als Kunden bei uns können wir außerdem individuell auf eure Bedürfnisse eingehen und ggf. Anpassungen vornehmen.

Am Ende geht es nicht darum, die Hochschulleitung von einem besonders coolen Tool zu überzeugen. Es geht eher darum gemeinsam die möglichen Probleme mit der studentischen Finanzverwaltung anzugehen und das Risiko zu reduzieren.

Wenn ihr an der Entwicklung von StuFiS mitwirken wollt oder interessiert seid, meldet euch bei uns.